PTB 2021 Interview: TÜV - PROMOTING THE BEST

Interview mit Manuela Kohl

Warum haben Sie sich bei den Promoting The Best Awards 2021 beworben?
Wir verfolgen die Promoting the Best Awards bereits seit ihrem Bestehen. Die ausgezeichneten Projekte und Kanzleien sind Inspiration und Ansporn zugleich in der Zeit der digitalen Transformation.
Seit zwei Jahren entwickeln wir unsere Digitalisierungsprojekte für eine gesteigerte Effizienz und höhere Transparenz unserer Konzernrechtsabteilung. Diese Optimierung und Digitalisierung unserer Prozesse definieren unsere Rolle in einer wachsenden, internationalen Unternehmensgruppe neu.
Eine Auszeichnung mit einem Promoting the Best Award hätte nicht nur eine Außenwirkung. Im gesamten Konzern würde der Promoting the Best Award den Erfolg unserer Bemühungen und den Wert konsequent entwickelter Legal Tech für die Organisation sichtbar machen.

Womit haben Sie sich beworben?
Wir haben ein Legal Tech Projekt bei Promoting the Best eingereicht, die vollständige Digitalisierung unseres Vertrags- und Beteiligungsmanagement im Jahr 2020/2021.
Knapp 60 Gesellschaften in 27 Ländern greifen heute dezentral auf ihre Unterlagen zu, pflegen und überarbeiten ihre Daten direkt in unserer gemeinsamen, zentralen Applikation. Die verschiedenen Abteilungen, operativen Einheiten und Unternehmen legen ihre Dokumente und Verträge eigenständig ab – ein 4-Augen-Prinzip gewährleistet, dass die Rechtsabteilung die Aktivitäten wahrnimmt.

Wir haben unsere Applikation auf einem komplexen Berechtigungskonzept aufgesetzt, damit Benutzer Zugriff nur auf ihre autorisierten Dokumente und Verträge erhalten. Die Umsetzung bei unserer Matrixorganisation, die sich über drei Kontinente erstreckt, markiert eine besondere Leistung unserer 7-köpfigen Konzernrechtsabteilung, die nun Abläufe im Unternehmen maßgeblich vereinfacht und beschleunigt hat – und sich nun wieder der inhaltlichen Arbeit widmen kann.

Was ist Ihre Best Practise?
Dezentralisierung einfacher Aufgaben wie die Ablage und Datenpflege sowie die Abgabe von Verantwortung: Wir haben sämtliche abgelegten Dokumente mit allen Bereichen und Prozessen verknüpft, so dass die Organisation – mit tausenden Abläufen täglich – konzernweit auf den aktuellen Datenbestand Zugriff hat. Beispielsweise liest unsere Group Website die Standorte aus unserem zentral gepflegten System aus – sollten die Unternehmen ihre Adressdaten nicht aktuell halten, stehen dem Webuser nurmehr veraltete Daten und daher keine Kontaktmöglichkeit zur Verfügung. Gleichzeitig unterstützen wir als Konzernrechtsabteilung aber durch das 4-Augen-Prinzip, sodass die Benutzer tatsächlich unsere Vorgaben einhalten, wie beispielsweise die Nomenklatur.

Was sind zwei Do’s und Don’ts für Ihren Arbeitsbereich?
Vertraulichkeit und Berechtigungsmanagement sind ein wichtiges Do. Es darf nicht passieren, dass Unberechtigte Zugriff auf Daten und Einblick in Verträge haben.

Was ist ihr berufliches Motto/Zitat?
Vor dem Hintergrund der von der Konzernrechtsabteilung eingeführten Dezentralisierung lautet unser Motto: „Hauptsache nicht Legal!“ – korrekte Schreibweise und Aussprache vorausgesetzt! Faktisch lautet unser Motto als Group Legal & Compliance in allen anderen Belangen abseits der Ablage und Datenpflege, „Hier werden Sie geholfen!“ – und dafür sind wir in der TÜV AUSTRIA Group auch bekannt.