INTERVIEW

Bundesministerium für Justiz

Warum haben Sie sich bei den Promoting the Best Awards 2023 beworben?

Aufgrund des großen Erfolgs der strategischen Initiative Justiz 3.0 wurde das Bundesministerium für Justiz für den „Special Recognition Award – Digitalisierung“ nominiert. Der Erfolg dieser Initiative manifestiert sich im durchwegs positiven Feedback der Anwender:innen sowie im großen nationalen und internationalen Interesse an den entwickelten Anwendungen rund um den digitalen Justizarbeitsplatz.

Was ist Ihr Best Practise?

Die Einführung des digitalen Justizarbeitsplatzes und der damit einhergehenden digitalen Akten- und Verfahrensführung ist ein Vorhaben, das an den Kernprozessen der Leistungserbringung ansetzt. Ein Projekt in dieser Dimension kann nur mit entsprechender Planung sowie Einbezug aller relevanten Stakeholder gelingen.

Am Beginn stand daher ein Strategiefindungsprozess, um eine gemeinsame Vision und Zielvorgabe zu definieren. Nach entsprechenden Entwicklungsarbeiten wurde an einzelnen Dienststellen in ausgewählten Verfahrensarten eine Pilotierung gestartet, um rasch Erkenntnisse zu gewinnen und entsprechende Schwerpunkte in der Weiterentwicklung zu setzen. Davon ausgehend wurden schrittweise die nächsten Dienststellen umgestellt sowie im Zeitverlauf weitere Verfahrensarten digitalisiert.

Begleitend dazu wurden gemeinsam mit Vertreter:innen aus der Praxis Arbeitsgruppen gebildet und Analysen gestartet, um die speziellen Erfordernisse noch zu digitalisierender Bereiche herauszuarbeiten und in weiterer Folge entsprechend in der IT Landschaft umzusetzen. Mit dem Zielbild einer vollständig digitalen Akten- und Verfahrensführung vor Augen wurden in der Justiz bestehende Prozesse hinterfragt und unter einem digitalen Blickwinkel neu gedacht, um vorhandene Optimierungspotentiale zu heben und die Abläufe schneller, effizienter, nachvollziehbarer und transparenter zu gestalten.

Dieses schrittweise Vorgehen bei der Verbreiterung des Einsatzes der entwickelten Lösungen, der intensive Einbezug der Praxis sowie die agile Projektabwicklung haben sich als Best Practise herausgebildet und wurden im Vorgehensmodell der Justiz IT-Projekte als wesentliche Leitlinie verankert.

Was sind zwei Do’s und Don’ts für Ihren Arbeitsbereich?

Die frühzeitige Einbindung der Anwender:innen in die Entwicklung der Anwendungen ist ein wesentlicher Grund des Erfolgs. Dadurch wird sichergestellt, dass Lösungen für die konkreten Bedürfnisse geschaffen und somit größtmöglicher Nutzen erzielt wird. Weiters hat sich die seit Jahren etablierte agile Projektabwicklung als großer Vorteil erwiesen. Dadurch war es möglich das eingehende Feedback der Anwender:innen rasch zu berücksichtigen und so die Weiterentwicklung an den Wünschen der User auszurichten.

Digitalisierung sollte kein Selbstzweck sein und sich nicht nur darauf beschränken bestehende Abläufe unverändert in neuen IT-Systemen abzubilden. Vielmehr sollte sie als Chance gesehen werden, um Prozesse mit neuen technischen Möglichkeiten effizienter zu gestalten. Bei der Digitalisierung von wesentlichen Abläufen des Arbeitsalltags sollte die Digitalisierung nicht top-down verordnet werden, sondern die Anwender:innen proaktiv eingebunden werden. Diese Einbindung muss mit einem kompetenten Produktmanagement ergänzt werden, das die eingebrachten Punkte analysiert, abwägt sowie entsprechend generalisiert, da nicht jeder Userwunsch im Einklang mit der übergeordnet verfolgten Strategie und Vision steht.

Welchen Tipp würden Sie anderen geben um stets ganz vorne mit dabei zu sein bzw. die Branche weiterzuentwickeln? (Schwerpunkte wie beispielsweise: Women in Law, Innovation, etc.)

Auch wenn bereits große Fortschritte erzielt und viel geschaffen wurde, darf man sich mit dem bisher Erreichten nicht zufriedengeben. Besonders im dynamischen Umfeld der IT ist man gefordert, sich mit neuen Technologien – wie beispielsweise der Künstlichen Intelligenz – proaktiv zu beschäftigen und deren konkreten Nutzen und Integrationsmöglichkeiten zu evaluieren. Dies ist unabdingbar, um den Anwender:innen stets die bestmöglichen Anwendungen bereitzustellen und insgesamt im Legal Tech Bereich am Puls der Zeit zu bleiben.

Was ist Ihr berufliches Motto/Zitat?

IT als Hebel zur Erneuerung