INTERVIEW

(Manuela Kohl) TÜV AUSTRIA HOLDING AG

Warum haben Sie sich bei den Promoting the Best Awards 2023 beworben?

Wir sind seit Jahren auf Legal Tech Veranstaltungen unterwegs und merken dadurch, dass wir mit unseren eigenen Digitalisierungsbestrebungen sehr weit vorne dabei sind. Wo andere noch auf der Suche nach einem Vertragsmanagement-Tool sind, haben wir dieses bereits seit Anfang 2016, haben es mittlerweile um mehrere andere Tools (u.a. Verwaltung von Gerichtsverfahren, Schadenfällen) erweitert und nun ein beinahe All-in-one-Tool für unsere Aufgaben in der Rechtsabteilung im Einsatz. Dieses Tool hat unsere Effizienz und Transparenz gesteigert und uns durch Delegierung von Aufgaben in die operativen Bereiche massiv entlastet. Die Promoting the Best Awards verfolgen wir bereits seit ihrem Bestehen.

Eine Auszeichnung mit einem Promoting the Best Award hätte nicht nur eine Außenwirkung. Im gesamten Konzern würde der Promoting the Best Award den Erfolg unserer Bemühungen und den Wert konsequent entwickelter Legal Tech für die Organisation sichtbar machen.

Was ist Ihr Best Practise?

Dezentralisierung einfacher Aufgaben wie die Ablage und Datenpflege sowie die Abgabe von Verantwortung: Wir haben sämtliche abgelegten Dokumente mit allen Bereichen und Prozessen verknüpft, so dass die Organisation konzernweit im Self Service Zugriff auf den aktuellen Datenbestand Zugriff hat. Dies hat uns massiv von einfachen Aufgaben und Anfragen entlastet. Gleichzeitig unterstützen wir als Konzernrechtsabteilung aber durch das 4-Augen-Prinzip, sodass die Benutzer tatsächlich unsere Vorgaben einhalten, wie beispielsweise die Nomenklatur.

Was sind zwei Do’s und Don’ts für Ihren Arbeitsbereich?

Vertraulichkeit und Berechtigungsmanagement sind ein wichtiges Do. Es darf nicht passieren, dass Unberechtigte Zugriff auf Daten und Einblick in Verträge haben.

Außerdem sollte man den Zeitaufwand und das Testen nicht unterschätzen. Wir haben von Anfang an eine Vielzahl unterschiedlicher Stakeholder eingebunden, zum Testen angehalten und damit sichergestellt, dass alle Bedürfnisse abgedeckt sind und das Berechtigungsmanagement funktioniert.

Welchen Tipp würden Sie anderen geben um stets ganz vorne mit dabei zu sein bzw. die Branche weiterzuentwickeln? (Schwerpunkte wie beispielsweise: Women in Law, Innovation, etc.)

Ich würde rückblickend fast sagen, „Think big!“, wenn ich sehe, welches Tool wir nach all den Jahren haben, aber zugegebenermaßen haben wir auch kleinere Schritte über die Jahre gemacht, um heute an diesem Punkt zu stehen. Wir haben jedenfalls alle unsere Prozesse und Aufgaben auf Digitalisierbarkeit geprüft und jedes Jahr ein Digitalisierungsprojekt umgesetzt. Man sollte sich einen Anbieter suchen, der mehrere Lösungen für eine Rechtsabteilung im Angebot hat und ein Gesamtpaket schnüren kann, das auch Schnittstellen zu anderen Tools, wie Online-Übersetzern oder dem eigenen ERP-System ermöglicht, aber auch flexibel genug ist, auf die individuellen Bedürfnisse einzugehen.

Was ist Ihr berufliches Motto/Zitat?

Unser Motto als Group Legal & Compliance lautet seit Jahren „Hier werden Sie geholfen!“ bzw. international „Here help you get!“ – und dafür sind wir in der TÜV AUSTRIA Group auch bekannt. Vor dem Hintergrund der von der Konzernrechtsabteilung eingeführten Dezentralisierung von Ablage und Datenpflege lautete unser Motto: „Hauptsache nicht Legal!“ – korrekte Schreibweise und Aussprache vorausgesetzt!