1.) Herr Gesek, ihr Projekt zur Neuerung bei der eAkteneinsicht hat bei den diesjährigen Promoting the Best Awards 2019 im Bereich Legal Tech Innovation im Rechtsbereich siegreich abgeschnitten. Können Sie unseren Leserinnen und Lesern näher bringen worum es sich bei Ihrem Projekt handelt und welche Neuerungen es Nutzern bietet?
Bei der elektronischen Akteneinsicht handelt es sich um ein wichtiges Element, das in die umfassende strategische Initiative „Justiz 3.0“ eingebettet ist.
Justiz 3.0 wurde 2013 ins Leben gerufen und strebt kurz gefasst die bestmögliche IT-Unterstützung des Justizbetriebes bis hin zur vollständig digitalen Akten- und Verfahrensführung an.
Wenngleich die Möglichkeit einer elektronischen Akteneinsicht (über Verrechnungsstellen) grundsätzlich schon seit 2004 besteht, entfaltet sich ihr vollständiger Nutzen erst mit der lückenlosen Abdeckung des gesamten Akteninhaltes.
Mit der Pilotierung von Justiz 3.0 und der vollständigen digitalen Aktenführung im September 2016 wurde die elektronische Akteneinsicht komplett überarbeitet, verbessert und an die Bedürfnisse der Abfrageberechtigten angepasst. Der Gerichtsakt wird nun vollständig wiedergegeben, inklusive aller Schriftsätze, Beilagen und vom Entscheidungsorgan getroffener Verfügungen. Die Berechtigten können in ihrem Gerichtsakt rund um die Uhr und von jedem beliebigen Ort aus Termine, Beschlüsse und Einbringungsdaten von Schriftsätzen elektronisch einsehen, ebenso wie die Information, wo sich der Akt derzeit befindet und welche Kalender das Gericht gesetzt hat. Die Anwendung ist auch für die Nutzung mit mobilen Endgeräten ausgelegt.
Neben einer reinen Online-Einsicht in den Akt (bzw. die relevanten Aktenteile) kann der Akt (bzw. können die relevanten Aktenbestandteile) auch als PDF-Datei heruntergeladen werden. Den Berechtigten steht dann ein strukturiertes PDF-Dokument zur Verfügung, das gezielt nach Schlagworten durchsucht werden kann. Für eine leichtere Orientierung wird ein Inhaltsverzeichnis mitgeliefert, in dem alle Aktenbestandteile chronologisch nach Ordnungsnummern dargestellt werden.
Technisch wurden dabei zwei Wege bestritten:
Im Strafverfahren erfolgt eine antragsbasierte Akteneinsicht. Nachdem ein Entscheidungsorgan den entsprechenden Antrag bewilligt hat, werden den Berechtigten die genehmigten Aktenbestandteile elektronisch übermittelt. Insbesondere Sozialversicherungen können so einfach in die sie betreffenden Verfahren Einsicht nehmen.
Im Zivilbereich wird den Berechtigten grundsätzlich der gesamte Akt zur Verfügung gestellt. Das System sieht jedoch vielfältige Abstufungen vor und ermöglicht eine an die individuellen Bedürfnisse angepasste Zuweisung von Einsichtsrechten. Dabei ist eine zeitliche Einschränkung (zB für Sachverständige während der Zeit der Gutachtenserstellung) ebenso möglich wie eine Einschränkung auf bestimmte Dokumente. Der Einstieg erfolgt mittels Bürgerkarte bzw. Handy-Signatur, sodass das System nicht nur die Berechtigungen prüfen kann, sondern Zugriffe auch mitprotokolliert.
Derzeit wird diese Form der Akteneinsicht hauptsächlich für die Übermittlung der Akten an Sachverständige verwendet. Eine Ausweitung für Bürgerinnen und Bürger, die automatisch als Partei eine entsprechende Berechtigung erhalten sollen, ist in Vorbereitung.
Im Vordergrund der neuen elektronischen Akteneinsicht steht die einfache, rasche und kostengünstige Zurverfügungstellung des gesamten gerichtlichen oder staatsanwaltschaftlichen Aktes. In Zeiten zunehmender Digitalisierung ist es Verfahrensbeteiligten nicht zuzumuten, lange Anfahrtswege und/oder Wartezeiten auf sich zu nehmen, um in ein Verfahren Einsicht nehmen zu können. Die permanente und jederzeitige Möglichkeit zur Einsichtnahme reduziert zudem den Papierverbrauch, da nur noch jene Dokumente gedruckt werden müssen, die tatsächlich in Papierform benötigt werden. Auch für die Gerichtskanzleien führt die Möglichkeit der elektronischen Akteneinsicht zu einer Entlastung, da (Personal-)Ressourcen nicht mehr für die Vorbereitung von Aktenkopien und die Beaufsichtigung während der Akteneinsicht verwendet werden müssen.
Die elektronische Akteneinsicht (eAe) kann von den Parteien eines Gerichtsverfahrens sowie deren Vertreter/innen (insbesondere Rechtsanwält/innen) und anderen Berechtigten (zB Sachverständige) genutzt werden. Auch Notarinnen und Notaren profitieren in ihrer Funktion als Gerichtskommissärinnen und Gerichtskommissäre von der eAe.
2.) Wie sind Sie an dieses große Projekt herangetreten und welche Schritte benötigt es bis hin zur erfolgreiche Implementierung in den Alltag?
In der Phase eins dieser Initiative wurden mehr als 100 Justizmitarbeiter aus allen Bereichen, sowohl Entscheidungsorgane als auch insbesondere Kanzleimitarbeiter, Rechtspfleger oder Gerichtsvollzieher in Arbeitsgruppen einbezogen und in diesen Arbeitsgruppen die wichtigsten funktionalen Geschäftsfelder der Justiz, wie zum Beispiel „Entscheidungen und Verfügungen“, „Aktenlauf“, aber auch „Eingangs- und Ausgangsprozesse“ einer IST-Betrachtung unterzogen.
Darauf aufbauend wurde – befeuert durch Best-Practice-Beispiele aus dem internationalen Umfeld – die Vision eines künftigen „Soll“ entwickelt, das heißt ein idealtypisches Bild der künftigen IT-Unterstützungen für das jeweilige Geschäftsfeld gezeichnet. Die daraus abgeleiteten Handlungsfelder wurden in Form von Verbesserungspotentialen festgehalten, sodass letztlich zu jedem Geschäftsfeld ein gemeinsames Bild zu den erforderlichen Transformationsmaßnahmen vorlag.
Ebenso beteiligt waren in dieser ersten, etwas länger als ein Jahr dauernden Phase sämtliche hochrangigen Vertreter der Justizverwaltung sowie der Standesvertretungen.
Im Sommer 2014 konnte schließlich ein Endbericht vorgelegt werden, der einerseits das gemeinsame, im nächsten Kapitel skizzierte Verständnis der künftigen Ausrichtung festhielt, andererseits aber auch Grundlage für die ersten konkreten Umsetzungsschritte war. In einer ersten Umsetzungsphase dieser Roadmap wurden letztlich die wesentlichen Grundelemente der erforderlichen Querschnittskompo-nenten entwickelt, sodass im Dezember 2016 der Pilotbetrieb an vier Gerichten gestartet werden konnte.
Das Jahr 2017 war geprägt von einer permanenten Verbesserung von Stabilität und Performance des Gesamtsystems, aber auch vom laufenden Einholen von Feedback und Anregungen der Pilotanwender, die evaluiert und in den Anwendungen umgesetzt wurden. Zusätzlich war aber bereits der weitere Pilotbetrieb in der Gattung Cg am Handelsgericht Wien im Fokus, für den ebenfalls technische und funktionale Erweiterungen notwendig waren.
Im April 2018 konnte plangemäß auch dieser Pilot gestartet werden, aus dem wiederum Erfahrungsgewinn und neue Impulse für die stetige Weiterentwicklung und Verbesserung der Lösungen resultiert.
Aktuell (Stand Mitte September 2019) werden mehr als 17.000 Verfahren an 12 Gerichten vollständig digital geführt, wobei rund 12.000 Verhandlungen mit Bezug zu diesen Verfahren in speziell adaptierten Verhandlungssälen geführt wurden.
Der weitere Ausbau der digitalen Aktenführung auf die nächsten Verfahrensarten und Standorte wird in Abhängigkeit von den verfügbaren Mitteln möglichst zügig vorangetrieben, wobei in den nächsten Monaten die Bereiche Strafverfahren und Justizverwaltung mit Pilotbetrieben starten sollen.
Eine flächendeckende Verwendung der Komponenten von Justiz 3.0 wird bis Ende 2025 angestrebt.
3.) Welche Erfahrungen haben Sie an der Schnittstelle Recht und Technik gemacht?
Seit jeher leben wir unter dem Schlagwort „IT-als Hebel der Erneuerung“ einen Ansatz, der über das bloße Abbilden herkömmlicher Abläufe in der digitalen Welt hinauszielt.
Um das gesamte Potenzial einer derart gravierenden Umwälzung nutzen zu können, müssen bestehende Lösungen im Lichte neuer technischer Möglichkeiten, aber auch geänderter Rahmenbedingungen regelmäßig hinterfragt und gegebenenfalls angepasst werden.
Selbstverständlich sind dabei auch die gesetzlichen Grundlagen mitzubetrachten und erforderlichenfalls zu adaptieren.
Entscheidende Erfolgsfaktoren waren dabei neben einer starken Unterstützung auf Ebene der stakeholder auch eine möglichst frühe und breitflächige Einbindung der JustizmitarbeiterInnen bei der Entwicklung unserer Lösungen.
Gestützt auf das bereits seit Jahren bewährte Konzept der „agilen Entwicklung“ wurden dabei den Anwenderinnen und Anwendern stabile Komponenten zu einem frühen Zeitpunkt an die Hand gegeben, um dann auf Basis der im täglichen Arbeitsablauf gewonnenen Erfahrungen und Erkenntnisse eine zielgerichtete Weiterentwicklung anschließen zu können.
4.) Haben Sie schon ein neues Projekt im Auge beziehungsweise wo sehen Sie noch Raum für Innovation im öffentlichen Bereich?
Neben den bereits dargelegten, in Anbetracht insbesondere der personellen und budgetären Rahmenbedingungen durchaus ambitionierten Pläne für den weiteren roll-out von Justiz 3.0 gibt es korrespondierend dazu insbesondere unter dem Schlagwort „Legal Tech“ weitere Vorhaben und Visionen:
Bei der Digitalisierung von Rechtsdienstleistungen stellen Technologien für Künstliche Intelligenz (KI) eine Schlüsseltechnologie dar. Die potentiellen Einsatzbereiche für die Justiz erstrecken sich dabei von einer auf den konkreten Sachverhalt bezogenen Rechtsrecherche, dem Erkennen von Metadaten und Aussagen in Schriftsätzen, einer korrekten Zuteilung von Eingangsstücken, der kognitiven Analyse in Ermittlungsdaten bis zur intelligenten Analyse von Videodaten (bspw. von Verhandlungsaufzeichnungen) und einer prädiktiven Analyse von Bewegungsdaten in Justizanstalten.
Seit 2018 ist ein auf die spezifischen Bedürfnisse der Justiz „trainiertes“ KI-Service im Einsatz, welches Schritt für Schritt auf weitere Einsatzbereiche ausgeweitet werden kann. Aktuell wird KI in zwei Teilbereichen eingesetzt, wobei hier allen voran Algorithmen aus den Bereichen Machine Learning bzw. Deep Learning zum Einsatz gebracht werden:
Einerseits die Analyse von Dokumenten und darauf gestützte Vorschläge zur Dokumentbezeichung als Erleichterung bei der Datenerfassung bzw. das automatische Trennen umfassender pdf-Dateien in Einzeldokumente (zB bei Gesamtscans von Papierakten), andererseits das Erkennen von justizinternen Zuständigkeiten.
Ergänzend dazu kommt KI bzw. content analytics bereits in Großstrafverfahren mit teils beträchtlichen Datenmengen und vielfältigen Datenquellen zum Einsatz: in diesen Verfahren ermöglicht die IT-Unterstützung ergänzt um das Beiziehen von IT-Experten der Justiz ein beschleunigtes Aufarbeiten des Prozessstoffes und das Erkennen von verfahrensrelevanten Zusammenhängen und Verbindungen. Zusätzlich konnte im Pilotbetrieb bei sogenannten Sichtungsverfahren, das sind Verfahren mit Daten, die dem rechtsanwaltschaftlichen Verschwiegenheitsrecht unterliegen, mittels KI eine Filterung und Reduktion des dann tatsächlich zu sichtenden Datenvolumens auf rund 6 Prozent erreicht werden, was eine erhebliche Verfahrenserleichterung und –beschleunigung bedeutet.
Während die im Rahmen von Justiz 3.0 entwickelten Komponenten bereits jetzt eine intelligente Aktenaufbereitung auf Basis der Anmerkungen und Hervorhebungen des jeweiligen Entscheidungsorganes liefern, sollen nach den Planungen für die kommenden beiden Jahre die IT-unterstützte Aktenstrukturierung weiter ausgebaut, ein Konzept zur vertieften, KI-basierten Entscheidungsunterstützung erarbeitet und die automatische Anonymisierung von Gerichtsentscheidungen für eine breitere Veröffentlichung sowie 
automatische Transkripte und Protokolle auf Basis von Diktaten und Ton- bzw. Bildaufzeichnungen umgesetzt werden. Schlussendlich sollen zur Erhöhung der Sicherheit im Strafvollzug beginnend noch im heurigen Jahr in Justizanstalten Projekte insbesondere zur Raumüberwachung mit Videoanalyse, Mustererkennung in Videomaterial zur Gewaltprävention und Gesichtserkennung zur Insassenzuordnung gestartet werden.
5.) Promoting the Best — der Name ist Programm, denn wir wollen besonderes Engagement auszeichnen. Was wünschen Sie den Promoting the Best Awards für die Zukunft?
Ich darf vorweg noch einmal den Veranstaltern zu dieser gelungenen Plattform gratulieren. Für die Zukunft wünsche ich Ihnen eine noch breitere Beteiligung mit vielen kreativen und innovativen Ideen sowie eine lückenlose Anwesenheit sämtlicher Preisträger 😉
